Як систематизувати бізнес-процеси

Ієрархія бізнес-процесів

Основні бізнес-процеси
Показують суть вашого бізнесу і формують той результат, за який клієнти готові платити. На вході у вас є клієнт із певною потребою, яку ви можете вирішити, на виході — задоволений клієнт та вигода для компанії. Основні процеси завжди створюють цінність для ваших клієнтів.

З метою визначити для себе, які процеси є основними, поставте собі запитання:

— За чим до нас приходять клієнти?
— Що є нашою ключовою цінністю?

Допоміжні бізнес-процеси
Створюють інфраструктуру вашого бізнесу і дозволяють основним процесам протікати безперервно та ефективно. Допоміжні бізнес-процеси працюють на формування додаткової вартості для ваших клієнтів.

Аби визначити допоміжні процеси, після встановлення основних слід відповісти на запитання:

— А які ще у нас є процеси?
— Які саме процеси допомагають виконувати наш основний процес?

Допоміжні бізнес-процеси: приклади

Процеси управління
Формують технологію управління вашим бізнесом. Досить часто мова йде про певні політики кампаній, стратегії та бюджетування. Вони призначені для вимірювання, моніторингу і контролю бізнес-діяльності. І покликані гарантувати, що основні й допоміжні процеси спроектовані та виконуються відповідно до поставлених стратегічних, операційних, фінансових цілей.

Процеси розвитку
Формують розуміння, яким чином ви будете вносити зміни у наявні бізнес-процеси, на основі яких критеріїв прийматимуться рішення та як відбуватиметься інформування усіх учасників команди. Сюди входять питання щодо запуску нового проекту, підписання партнерських договорів та реалізації нових ідей для розвитку вашого бізнесу.

Практика показує, що систематизуючи бізнес-процеси, більшість компаній рухається саме у такій послідовності. Зрозумівши, які групи процесів присутні в вашому бізнесі та як правильно їх розділити, можна переходити до систематизації й опису процесів.

Систематизація бізнес-процесів

Універсального правила щодо систематизації бізнес-процесів не існує. Це актуально як для стартапів, котрі прагнуть одразу побудувати шлях до клієнта і моделювати процеси, так і для компаній, які понад 10 років присутні на ринку і прагнуть систематизувати те, що «у всіх в голові».

Все залежить від стратегії бізнесу. Якщо ви прагнете розвитку, масштабування і залучення нових людей й постійно працюєте над покращенням якості, без систематизації процесів не обійтись. Коли ж поточний стан справ цілком влаштовує і ви не маєте намірів рости чи трансформуватись, можна обійтись без систематизації. Вибір — за вами!

Аби краще зрозуміти, чи потребує ваш бізнес опису та оптимізації бізнес-процесів, зверніть увагу на наступні індикатори:

— приріст персоналу в компанії різко збільшився;
— зросла кількість конфліктів, які можна вирішити тільки із залученням керівництва (немає єдиних правил гри);
— почастішали скарги від клієнтів (на сервіс, брак, хамство);
— непропорційно зростанню бізнесу зросли витрати, і ви не можете пояснити, чому;
— ви плануєте експорт чи вихід на нові ринки, запуск франшизи;
— є потреба в отриманні сертифікатів якості;
— ви плануєте залучати інвестиції або шукати додаткових партнерів;
— є намір автоматизувати свою діяльність (але спочатку її треба описати!);
— хаотичний документообіг;
— відсутній розподіл обов’язків (всі роблять все);
— логістика не встигає за продажами;
— певні функції розсинхронізовані;
— працівники по-різному виконують однакові завдання.

Зауважу, перед стартом роботи з опису та оптимізації бізнес-процесів потрібно чітко зрозуміти власну мету. Знаючи, що бізнес хоче отримати від опису та оптимізації, простіше побудувати шлях.