Мета і цілі введення проектного менеджменту

Підприємства будь-яких рівнів та форм дедалі частіше запроваджують проектний менеджмент. Це процес досягнення мети в конкретних рамках — часових, бюджетних — із використанням набору інструментів, методик, навичок і технік. Всі ці інструменти застосовуються для досягнення мети, і можуть варіюватися у залежності від зміни умов, в яких ведеться робота.

Підприємства це роблять заради досягнення кількох фундаментальних цілей.

— Задля контролю над ситуацію на підприємстві. Адже якщо нічого не випадає з поля зору, значно легше керувати компанією як на місці, так і будь-де у світі.
— Заради оптимізації процесів та витрат. Для розуміння, ринок логістичних послуг — висококонкуретний та низькомаржинальний. Це означає, що той, хто пропонує найкращу ціну зі збереженням якості, потрапляє у вищу лігу бізнесу.
— Аби зростати та масштабуватися.

Всіх цих результатів ми бажали досягти, тому потрібно було впроваджувати проектний менеджмент.

Впровадження: як це було

Поділюся покроковою інструкцією запровадження проектного менеджменту на прикладі нашої логістичної компанії.

1. Починайте з методології

Це означає, що до запуску проекту треба встановити кінцеву мету, часові, фінансові та людські ресурси, а також визначити ризики тощо.

2. Призначте керівників та виконавців

Керівники структурують завдання і надихають — створюють командний дух. Виконавці — відповідальні за той або інший відрізок роботи. Тобто слід визначати покроково, хто за що відповідає, що це означає та як буде відбуватися звітування.

3. Оберіть послідовність дій

Задача проектного менеджменту — добігти з пункту А в пункт Б — із мінімальними витратами часу, коштів та інших ресурсів. Тому, щоб правильно побудувати послідовність дій, порахуйте різні сценарії розвитку і послідовності дій.

4. Визначте методики оцінювання роботи

Зазвичай власники бізнесу не мають досвіду проектного менеджменту. Подеколи це дорівнює складнощам у розрахунках часу та ресурсів. Моя порада: зберіть команду і запитайте, скільки часу знадобиться для виконання проекту. Всі показники систематизуйте і виведіть середній показник.

А ще — додавайте 20% часу на найбільш складні відрізки роботи: найдовші за оцінками команди або ті, що ніколи не робилися.

5. Оберіть способи мотивації

Розробіть мотиваційний фонд. Команда має знати, задля чого вона виконує ті або інші завдання. Щодо штрафів — краще не застосовувати, оскільки можна втратити фахівців.

6. Подумайте до запуску, як діятимете у випадках форс-мажорів

На будь-якому етапі проекту можуть виникнути непередбачувані обставини. Наприклад, команда його саботуватиме тощо. Тож раджу ретельно продумати план дій. Можливі варіанти: або закривати проект та рахувати збитки, або шукати фахівця з проектного менеджменту — як на умовах аутсорсингу, так і в якості штатного працівника — і відновлювати роботу проекту.

7. Визначте частоту зустрічей та тематику

На старті домовтеся, як часто зустрічатиметься команда, що обговорюватиме, в якому порядку та інше.

І наостанок зазначу: не бійтеся запроваджувати проектний менеджмент. Адже за правильного застосування у компанії досить часто знижуються витрати, оптимізуються процеси тощо.

І не бійтеся складнощів: без сумніву, саботування командою, зриви дедлайнів — можливі варіанти розвитку подій. Це буває, але це можна вирішити.