Доходи і витрати – коли вони виникають. Що треба знати підприємцю

1. Коли виникають доходи?

У підприємств на загальній системі оподаткування дохід виникає не тоді, коли зайшли кошти від покупця, а тоді, коли бухгалтер виписав документ, що підтверджує факт здійснення відвантаження товару або надання послуг. Можливо, звучить парадоксально, але це факт. Наприклад, ТОВ «Ялинка» відвантажила своєму покупцю іграшок на суму 5 тис. грн 20 грудня 2018 р. Оплату за ці іграшки «Ялинка» отримає лише у січні 2019 р. Але дохід виникне у цього підприємства саме 20 грудня.

Або навпаки, «Ялинка» отримала аванс в розмірі 10 тис. грн у грудні 2018 р., а товар відвантажить згідно умов договору у лютому 2019-го. Тоді й дохід виникне саме в лютому 2019 р.

Про що це свідчить? Треба розуміти, коли виникають доходи, щоб правильно спланувати витрати та оптимізувати сплату податків.

2. Що можна віднести до витрат і коли вони виникають?

Всі витрати загалом поділяють на 2 категорії.

По-перше, це витрати, які напряму відносяться до виготовлення або закупівлі товару чи робіт, які підприємство продало у поточному місяці.

До таких витрат належить:

— собівартість товару, який купили та продали;

— собівартість готової продукції, яку виготовили і продали;

— собівартість послуг, які виконали.

Також до прямих витрат відносять заробітну плату виробничого персоналу і амортизацію основних засобів, на яких безпосередньо виготовляють продукцію. Це може бути піч, в якій печуть хліб, або ж станок, де клеять паперові мішки.

По-друге, це непрямі загальні витрати виробництва або офісу:

— оренда;

— транспорт;

— електроенергія;

— канцтовари;

— заробітна плата адмінперсоналу, прибиральниць, водіїв;

— реклама;

— амортизація невиробничих основних засобів (наприклад, комп’ютерів) тощо.

Типова помилка: директор заплатив за товар 20 тис. грн у кінці 2018 р. Витратив кошти, і вважає, що у нього є витрати. Але якщо цей призначений для продажу товар лежатиме на складі, і продадуть його лише наступного року, то суму 20 тис. грн до витрат у 2018 р. віднести неможливо. Це ані перша, ані друга категорія витрат, про які йшлося вище. Витрати виникнуть лише тоді, коли товар продадуть.

Витрати обов’язково мають бути пов’язані з отриманням доходу або забезпеченням поточної діяльності підприємства. Тобто, витрати виникають у період отримання доходу — завдяки яким у підприємства цей дохід з’являється.

Давайте тепер ці 20 тис. грн потратимо по-іншому. Купимо комп’ютер для офісу. Це вже відноситься до витрат. Але спишемо не всю суму, а лише частину, тому що комп’ютер належить до основних засобів, які амортизуються пропорційно до строку використання. Припустимо, що за характеристиками термін використання комп’ютера — 5 років (це 60 місяців).

20 тис. грн : 60 міс. = 333,33 грн

Амортизація щомісяця складатиме 333,33 грн. Якщо комп’ютер придбали у грудні 2018 р., то з 20 тис. грн на витрати 2018 р. ми спишемо лише 333,33 грн.

3. Чим довести витрати?

Підтвердженням витрат теж є отриманий документ, а не витрачені кошти.

Скажімо, «Ялинка» орендує приміщення. За листопад ще не заплатила, втім, уже має акт від 30 листопада 2018 р., тому що послугу реально отримала. Це загальновиробничі витрати. Коштів не потратили, але на руках є документ, тому за бухгалтерським обліком виникли витрати.

Вельми неприємну помилку можуть зробити і початківці, які надають послуги та залучають підрядників. Візьмемо для прикладу компанію «Івент», яка організовує банкети та залучає підрядні підприємства, делегуючи їм частину роботи.

Компанія «Івент» надала послуги замовнику та підписала з ним акт на суму 300 тис. грн від 31 жовтня 2018 р. В листопаді 2018 р. отримала всю оплату і з неї 150 тис. грн заплатила своєму підряднику. Тобто ці 150 тис. грн мають входити у собівартість, тому що частину послуг на банкеті виконав саме підрядник.

Але підрядник виявився непорядним, та надав акт аж 30 листопада 2018 р. А компанія «Івент» своєчасно не проконтролювала документообіг. Це означає, що 150 тис. грн вже не можна включити до витрат, тому що їх неможливо віднести до доходу, який виник у жовтні.

На перший погляд, вищевикладене може здаватись доволі складним, але опісля, ретельно перечитавши, все стане зрозумілим. Зазвичай я кілька разів пояснюю своїм клієнтам такі моменти, аби вони розуміли, якими можуть бути наслідки у роботі.

Що можна порадити?

— Якщо у вас вже є бухгалтер, ставте йому багато запитань: звідки виникає дохід, а звідки — витрати, як формується прибуток. Ви й самі зрозумієте більше, а заодно перевірите свого бухгалтера на професіоналізм.

— Консультуйтесь з іншими бухгалтерами, аби розібратись. Власникові такі знання необхідні у будь-якому випадку, тому що це впливає на особисті кошти.

— Починайте думати про результати року раніше грудня та листопаду — оскільки іноді може бути запізно.

— Пам’ятайте, що досвідчений бухгалтер може підказати шляхи виходу із важкої ситуації, якщо ви вже у неї потрапили, тож радьтеся з кількома спеціалістами.